CSVインポートによる一括作成
このページでは、自社のシステムに入力した請求データをCSVに変換し、Haratteへインポートして請求書を作成する方法を説明します。
この機能を使えば、Haratteに請求データを入力する作業は不要になります。
ステップは２つです。
- 自社システムの請求データ項目とHaratteの請求書の項目を関連付けする
- 出力した請求データのCSVをHaratteに取り込んで請求書を作成する
ステップ１は初めて作成する時だけで、次回作成する時は基本的には作業の必要はありません。
1. 請求データの項目を関連付けする
自社システムから出力されるデータの項目が、Haratteの請求書項目のどれに当たるかを関連付けする作業をします。
これをマッピングといいます。この作業は最初の一度だけで、その都度する必要はありません。
ホームの「設定管理」にある「一括取込CSV項目マッピング管理」をクリックします。
「新規作成」をクリックします。
「一括取込CSV項目マッピング名称」に任意の名前を入力します。
自社システムから出力した請求データ（サンプル）のCSVを点線内にドラッグするか、「選択」をクリックしてファイルを開きます。
「次へ移動」をクリックします。
※「文字コード設定」は自動設定されますが、異なる場合は手動で設定します。
※「合計請求額チェック機能」は基本的には「ON」をチェックしてください。
データが開始する行を設定します。
アップロードしたデータが表示されるので、タイトル行がある場合はデータ開始行のボタンをクリックします。
下画像の場合は一行目はタイトル行、二行目からがデータ行になります。
各列のデータがHaratteの請求書ではどの項目として出力するのか、プルダウンから選択します。
出力しない項目または該当しない項目は「指定しない」を選択します。「*」の項目は選択必須です。
すべての項目の選択をし、「登録」ボタンをクリックするとマッピング作業が完了です。
後で修正したい場合も、このマッピング管理メニューから編集できます。
2. 請求データのCSVを取込んで一括作成する
ホーム画面の「一括取込作成」タブをクリックし、「宛先を選んで取込」で宛先を検索または履歴から選択します。
「一括取込」をクリックします。
ステップ1で作成したマッピング名を選択します。
また自社システムから出力したデータのCSVファイルを、点線内にドラッグまたは「選択」ボタンをクリックして開きます。
「アップロード」ボタンをクリックします。
内容を確認し、「請求書を発行」ボタンをクリックします。
完了画面が表示されます。請求書作成が完了すると設定したメールアドレスに約10分ほどで通知が届きます。
完了すると、一括取込作成タブにある取込データ一覧のステータスが「処理済」に変わります。
該当データの件数部分をクリックします。
作成した請求書のPDFをまとめてダウンロードしたい場合は、対象のファイルにチェックし「zipダウンロード」をクリックします。
個別にダウンロードする場合は「詳細」をクリックし、詳細表示画面で「請求書PDFを取得」をクリックします。
インポート項目詳細
インポートする各項目の詳細については以下の表をご確認ください。
| No | 分類 | 項目 | 必須 | 内容 | フォーマット、桁数 |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 鑑項目 | 請求書発行No | 〇*1 |
事業者にて生成・取り扱う、請求書の管理番号です。
同じ値が連続した行は、同一の請求書としてみなし請求書を生成します。 同じ値があり、行が連続していない場合は、エラーとなります。 |
32文字以内 全角も可 |
| 2 | 請求日 | 〇 | 請求日です。 | 日付フォーマット参照 | |
| 3 | 請求番号 | *1 |
請求番号です。自治体にデータとして引き渡されます。
自治体によっては、振込時に通帳に印字して事業者が消込に利用できます。 |
32文字以内 全角も可 | |
| 4 | 請求取引番号 | 取引番号です。 | 自治体毎に桁数フォーマット指定あり *6 | ||
| 5 | 宛先 | 〇*2 | 宛先の名称です。 | 16文字以内 | |
| 6 | 宛先ID | 〇*2 | 宛先のIDです。 | 半角数値11文字以内 | |
| 7 | 部署コード | 〇*2 | メール送信する際の宛先部署です。 | 50文字以内 | |
| 8 | 件名 | 〇 | 書類の件名です。 | 自治体毎に桁数フォーマット指定あり *6 | |
| 9 | 入力方法 |
「税抜」もしくは「税込」を指定します。指定のない場合は「税抜」として取り扱われます。
「税抜」を指定した場合、明細項目「単価」の値は、税抜金額で入力してください。 「税込」を指定した場合、明細項目「単価」の値は、総額（税込）金額で入力してください。 |
税抜 or 税込 | ||
| 10 | 端数処理 |
小計に端数がある場合の処理を1～３の値（１：切り上げ、２：切り捨て、３：四捨五入）、もしくは「切り上げ」「切り捨て」「四捨五入」で指定します。
指定のない場合、設定管理＞その他設定＞端数の丸め方 の値が使用されます。 但し自治体により端数処理の仕方が決まっている場合は、その方法が最優先で使用されます。 |
1 or 2 or 3
切り上げ or 切り捨て or 四捨五入 |
||
| 11 | 納品日(鑑) | 納品日です。 | 日付フォーマット参照 | ||
| 11 | 請求額(税込) | 〇 | 税込の請求額です。合計請求額チェック機能をONにした場合、この値と明細の合計が一致するかチェックを行います。 | 半角数値 21億以内数値フォーマット（整数）参照 | |
| 12 | 備考 | 備考に印字される値です。改行は反映されません。 | 64文字以内 | ||
| 13 | 債権者コード | 〇*3 | 自治体から通知された債権者コード（相手方番号）です。 | 自治体毎に桁数フォーマット指定あり *6 | |
| 14 | Haratte登録口座ID | 〇*3 | 設定管理＞口座情報 に表示される登録IDを指定する場合に使用します。 | 半角数値 16文字以内 | |
| 15 | 銀行名 | 銀行名のデータ確認用です。金融機関コードからシステム利用値を取得し上書きされます。 | 20文字以内 | ||
| 16 | 金融機関コード | 〇*3 | 金融機関コードです。 | 半角数値4文字以内 | |
| 17 | 支店名 | 支店名です。支店コードからシステム利用値を取得し上書きされます。 | 20文字以内 | ||
| 18 | 支店コード | 〇*3 | 支店コードです。 | 半角数値3文字以内 | |
| 19 | 口座名義 | 〇*3 | 口座名義です。漢字も使用できます。 | 40文字以内 | |
| 20 | 口座名義カナ | 〇*3 | 口座名義のカナを指定します。 | 半角カナ 30文字以内 （全角カナでも半角に変換されます） | |
| 21 | 預金種目 | 〇*3 | 「普通」もしくは「当座」を指定します。 | 普通 or 当座 | |
| 22 | 口座番号 | 〇*3 | 口座番号を指定します。 | 半角数値7文字以内 | |
| 23 | 明細項目 | 品名 | 〇 | 品名を指定します。 | 30文字以内 |
| 24 | 摘要 | 適用を指定します。 | 12文字以内 | ||
| 25 | 数量 | 〇 | 数量を指定します。 | 半角数値21億以内。少数第二位まで。数値フォーマット（小数）参照 | |
| 26 | 単位 | *4 |
単位を指定します。Haratteで取り扱いのない単位はエラーとなります。
必須項目ではありませんが、自治体とのトラブルを避けるため、原則設定してください。 |
Haratteで利用できる単位を参照 | |
| 27 | 単価 | 〇 | 単価を指定します。 | 半角数値21億以内。少数第二位まで。数値フォーマット（小数）参照 | |
| 28 | 税率 |
税率を指定します。指定のない場合は10％とします。
10%/8%/軽減8%/5%/非課税/不課税/輸出免税 |
税率フォーマット参照 | ||
| 29 | 取引番号 | 取引番号を指定します。 | 自治体毎に桁数フォーマット指定あり *6 | ||
| 30 | 納品日 | 納品日を指定します。 | 日付フォーマット参照 |
*1 請求書発行Noは必須ですが、自治体により請求書発行Noの代わりに、請求番号を必須としている場合があります。その場合は請求書発行Noは未入力、請求番号必須となります。
*2 宛先自治体混在データ取込の場合のみ宛先 or 宛先ID必須。
*3 債権者コード、Haratte登録口座ID、口座情報のいずれか必須。複数入力がある場合は左記の優先度で設定されます。
*4 原則入力してください
*5 自治体により使用する項目、使用しない項目があります
*6 自治体により桁数やフォーマットの指定があります。一括取込のフォーマットダウンロードを行っていただくことでご確認いただけます。